Dokumentumok megőrzése szakszerűen

Közzétéve: 2022-05-19

Az utóbbi években a digitalizáció alapjaiban változtatta meg világunkat, a világjárvány berobbanásával pedig olyan dolgok is az online térbe léptek át, amire eddig nem volt példa. A vállalkozások életét is nagyban befolyásolja a rohamosan fejlődő digitális és online világ, ezért nem meglepő, hogy az adatkezeléssel kapcsolatban is megjelent az igény a digitális tárolásra és nyilvántartásra. Pontosan milyen szabályok vonatkoznak jelenleg az adatkezelésre, mik azok, amit akár digitalizálva is megőrizhetnek a cégek?

A vállalkozások szabályszerű működéséhez elengedhetetlenek az olyan dokumentumok, mint például az üzleti évről készített beszámoló, üzleti jelentés és az ezeket alátámasztó értékelés, leltár, főkönyvi kivonat, naplófőkönyv, illetve a törvény követelményei alapján készített nyilvántartás. Ezeket a vállalkozásnak legalább 8 évig, olvasható formában kell megőrizni az általa meghatározott iratmegőrzési helyen. A könyvviteli elszámolást közvetlenül vagy közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot szintén legalább 8 évig kell a vállalkozásnak megőriznie a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon. Tehát, egy ellenőrzés kapcsán a felsorolt dokumentumokat a cégnek be kell tudnia mutatni 8 évre visszamenőleg. Fontos kiemelni, hogy a szigorú számadású bizonylatoknál (nyugta, elszámolási utalvány, készpénzcsekk, pénztárjelentés, pénztárbizonylat, csekkfüzet, gépkocsi-menetlevél, sorszámozott űrlap, értékjegy) a rontott példányt is szükséges megőrizni legalább 8 évig. Amennyiben a vállalkozáson belül szervezeti változás történik, például jogutód nélkül megszűnik, a dokumentumok megőrzéséről intézkedni kell, ugyanis a kötelezően megőrzendő dokumentumok megőrzési kötelessége továbbra is fennáll. A digitális formában kiállított bizonylatokat digitálisan szükséges archiválni. Erről a Számviteli törvény 169. § (6) bekezdése alapján lehet tájékozódni, ami a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály előírásainak figyelembevételével kimondja, hogy az archiválás akkor lehet elfogadott, amennyiben az adatokat késedelem nélkül elő tudja állítani a cég, biztosítja a folyamatos leolvashatóságot és kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.

Mi a helyzet azokkal a dokumentumokkal, amiket eredetileg papíralapon hoztak létre, lehetséges-e az archiválásuk digitálisan? Amennyiben az erre vonatkozó jogszabály feltételeit teljesíti a vállalkozás, úgy lehetséges a számviteli törvény szerinti bizonylat-megőrzési kötelezettség teljesítése a digitális másolattal. A papíralapú archiválással hasonlóan a vállalkozásnak az elektronikus másolat alkalmazása esetén is teljesítenie kell az alábbi kötelezettségeit: a bizonylat adatait késedelem nélkül tudnia kell előállítani, a folyamatos leolvashatóságot biztosítania kell, illetve az utólagos módosítás lehetőségét teljesen ki kell tudnia zárni. 451/2016. (XII. 19.) Kormányrendelet III. fejezete meghatározza az elektronikus másolat hitelesítési követelményeit. Ezek alapján a másolaton szükséges feltüntetni az elektronikus aláírást vagy bélyegzőt, illetve amennyiben az ügylet megkívánja az elektronikus időbélyegzőt is. Elektronikus másolat készítése esetén a cégnek vállalnia kell, hogy készít vállalkozáson belül a másolás szabályaira vonatkozó kezelési eljárást, illetve belső iratkezelési szabályzatot.

Az elektronikus archiválás hasznos lehet több szempontból is. Helytakarossági szempontból mindenképp, hiszen amíg a papíralapú dokumentumok sok helyet foglalnak, addig az elektronikusok fizikailag szinte semmit. Amennyiben egy cég áttér a digitális archiválásra fontos, hogy annak technikai feltételeit maradéktalanul biztosítsa, illetve megfelelő edukáció mellett segítse dolgozóit az új rendszerre való áttérésre.

Forrás: menedzserpraxis.hu, net.jogtar.hu